4. Methoden der Problemlösung und Entscheidungsfindung

4.7. Prioritäten setzen

Eine zentrale Technik besteht im Analysieren und Definieren von Prioritäten. Folgende Techniken können dafür verwendet werden:

 

Pareto-Prinzip

Es wurde nach Vilfredo Frederico Pareto benannt. Grundsatz: In 20 % der zur Verfügung stehenden Zeit können 80 % der Aufgaben erledigt werden (Bild 1-058).

Die restlichen 20 % der Aufgaben benötigen 80 % der zur Verfügung stehenden Zeit.

Anhand dieses Grundsatzes sollen Aufgaben überdacht und priorisiert werden. Anstatt sich mit Aufgaben aufzuhalten, die keinen angemessenen Mehrwert schaffen, sollte der eigene Perfektionismus (Nebensächlichkeiten, "Erbsenzählerei") gezügelt werden.

Statt also 100 % der Aufgaben erfüllen zu wollen, sollte daher eine zielorientierte Ausrichtung auf die Erfüllung weiterer "80 %-Aufgaben" erfolgen, welche mit nur 20 % des Zeit- und Energieaufwandes erreicht werden können.

Bild 1-058: Pareto-Prinzip

Beispiele: 80 % aller Besprechungsergebnisse werden in 20 % der Besprechungszeit erzielt. 20 % der Kunden bringen 80 % des Absatzes. Eine verfeinerte Abstufung ähnlich dem Pareto-Prinzips verfolgt die ABC-Analyse.

 

 

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse unterstützt Unternehmen darin, sich über den IST-Zustand ein Bild zu machen. Hierzu wird das Verhältnis: Aufwand zum Ertrag in einzelnen, besonders wichtigen Bereichen untersucht.
Die ABC-Analyse ist ein Ordnungsverfahren zur Klassifizierung einer großen Anzahl von Daten (Erzeugnisse oder Prozesse). Dabei werden die Daten anhand vorgegebener Kriterien, wie Umsatz, Gewinn, Einkaufspreis, Jahresverbrauch oder Produktionsbedarf in drei Klassen eingeteilt, die stellvertretend für einen hohen (A-Teile), mittleren (B-Teile) oder geringen (C-Teile) Verbrauchswert der Erzeugnisse oder Prozesse stehen (Bild 1-059).

 

Die ABC-Analyse stellt allerdings nur ein Bild der IST-Situation dar, zum Beispiel in Bezug auf folgende Fragen:

  • Welche Produkte und Leistungen sind für den Umsatz wichtig?
  • Welche Key-Accounts (wichtige Kunden) oder Lieferanten sind im Unternehmen vorhanden?

Hat man diese Fragen beleuchtet, können Maßnahmen zielgerichteter und strategischer eingesetzt werden.


Die Vorteile der ABC-Analyse liegen besonders in folgenden Punkten:

  • Analyse komplexer Probleme mit einem vertretbaren Aufwand durch die Einschränkung auf die wesentlichen Faktoren.
  • Einfache Anwendbarkeit.
  • Methodeneinsatz ist vom Untersuchungsgegenstand unabhängig.
  • Sehr übersichtliche und graphische Darstellung der Ergebnisse möglich.

Als Nachteil könnten sich beim Einsatz der ABC-Analyse folgende Punkte erweisen:

  • Sehr grobe Klasseneinteilung durch die ABC-Analyse.
  • Bereitstellung konsistenter (widerspruchsfreier) Daten als Voraussetzung.

Bild 1-059: ABC-Analyse

Die Klassifizierung

 

Die drei Klassen lassen sich wie folgt spezifizieren, wobei die Grenzwerte für die drei Klassen basieren jeweils auf betrieblichen Erfahrungswerten und können von Fall zu Fall schwanken.

 

Klasse A - hohe Bedeutung:
Mit einer relativ geringen Anzahl von Elementen, die einen hohen Anteil am Gesamtergebnis einnehmen. So stellen beispielsweise 10 bis 50 Prozent der zu produzierten Teile einen Anteil 60 bis 80 Prozent am Gesamtergebnis dar.

Klasse B - normale / durchschnittliche Bedeutung:
Diese Gruppe von Elementen trägt etwa proportional zum betrachteten Ergebnis bei. Beispielsweise erzielen 40 bis 70 Prozent der zu produzierten Teile einen Anteil am Gesamtergebnis von 10 bis 25 Prozent.

Klasse C - geringe Bedeutung:
Eine relativ große Zahl von Elementen hat nur einen geringen Anteil am Gesamtergebnis. Beispielsweise haben 60 bis 80 Prozent der produzierten Teile einen Wertanteil von 5 bis 15 Prozent.

 

Voraussetzungen für die Anwendung der Methode und Zulässigkeit der Ergebnisse ist eine einwandfreie Führung der verwendeten statistischen Unterlagen.

Bei den Primärdaten, z.B. den Stücklisten, ist es von Bedeutung, dass gleiche Wert-, Mengen- und Verbrauchseinheiten sowie gleiche Beobachtungszeiträume und Sachbeziehungen zu Grunde gelegt werden.

Aufgrund der einfachen Anwendbarkeit der Methode, der Unabhängigkeit des zu untersuchenden Gegenstandes sowie durch die Einschränkung der Planung auf die wesentlichen Faktoren und den damit verbundenen Zeit- und Kosteneinsparungen, findet die ABC-Analyse in vielen verschiedenen Gebieten ihre Anwendung:

Lagerplanung: Bildung von Zonen nach der Zugriffshäufigkeit.

Projektmanagement: Einteilung in Groß-, Mittel- und Kleinprojekte.

Marketing: Segmentierung von Kundengruppen oder Absatzgebieten.

Betriebsanalyse: Ermittlung der repräsentativen Produkte.

Standortbestimmung: Berücksichtigung der dominierenden Transportrelation.

Materialflussplanung: Berücksichtigung der dominierenden Transportbeziehungen.

Produktgestaltung: Konzentration auf die gängigen Produkte - Entfernung der nichtgängigen Produkte aus dem Lieferprogramm.

Qualitätssicherung: Ermittlung der häufigsten Ausschussursachen und deren Beseitigung.

 

Die ABC-Analyse wird in drei Schritten durchgeführt:

1. Schritt
Die zu untersuchenden Merkmale werden festgelegt und die zu untersuchenden Objekte aufgelistet. Angaben über den mengen- oder wertmäßigen Periodenverbrauch für die zu untersuchenden Objekte werden gesammelt und in tabellarischer Form festgehalten. Anschließend werden die prozentualen Mengenanteile der Untersuchungsobjekte an der Gesamtverbrauchsmenge der Periode bestimmt.

 

2. Schritt
Die Untersuchungsobjekte werden in wert- oder mengenmäßig absteigender Reihenfolge geordnet und deren Verbrauchseinheiten kumulativ aufgerechnet. Danach bestimmt man die prozentualen Wertanteile der Einzelpositionen am kumulativen Gesamtwert.

 

3. Schritt
Die Untersuchungsobjekte werden nach ihrem wertmäßigen Anteil (in Prozent) gegenübergestellt. Gleichzeitig erfolgt die Einteilung der Objekte in drei Klassen. Nachdem in tabellarischer Form das Ergebnis festgehalten wurde, erfolgt die graphische Aufbereitung der Analysedaten mit Hilfe der Summenkurve (Lorenzkurve oder Paretoprinzip)

Eisenhower-Methode

Dieses Prinzip wurde von US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt. Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig / unwichtig und dringend / nicht dringend in vier Quadranten verteilt. Alle Aufgaben im Quadrant unwichtig/nicht dringend werden nicht erledigt (Bild 1-060).

Das Eisenhower-Prinzip wird heutzutage gelegentlich kritisch betrachtet, da ein gutes Zeitmanagement gerade dringende Aufgaben verhindern soll (Ausnahme sind Störfälle).

Die Priorisierung/Einteilung der Aufgaben wird demzufolge vorwiegend nach dem Kriterium "Wichtigkeit" vorgenommen.

Bild 1-060: Eisenhower-Prinzip

Aufgaben, die nicht direkt in den eigenen Aufgabenbereich fallen oder von jemand anderem effizienter erledigt werden können, sollten nach Möglichkeit von diesem erledigt werden: man delegiert die Aufgabe. Dadurch werden Zeitdruck und Stress abgebaut. Delegieren sollte als begleitender Prozess gesehen werden.

Delegation heißt nicht:

  • ungeliebte eigene Aufgaben abschieben („Spezialaufträge“)
  • Mitarbeiter/-innen unvorbereitet „ins kalte Wasser werfen“
  • bei der ersten Schwierigkeit die Sache wieder an sich ziehen
  • Mitarbeiter/-innen nachgeordneter Führungskräfte direkt zu führen („Durchdelegieren“)
  • auf Zielvereinbarungen verzichten und den Erfolg nicht zu kontrollieren
  • Vorgehensweise und Ergebnisse im Detail vorschreiben
  • sich nicht mehr um die delegierten Aufgaben zu kümmern

Schnellcheck für optimales Delegieren

Inhalt:              Was soll getan werden?

Person:           Wer soll es tun?

Ziel:                 Warum soll er/sie es tun?

Details:            Wie soll er/sie es tun?

Termin:           Wann soll es erledigt sein?